Kom igång som redovisningskonsult

Följ

Den här artikeln syftar till användarna som kommer utföra grundinställningarna i Nmbrs®. I denna artikel framgår förklaras de nödvändiga grundinställningarna var och en för sig.

Introduktion 

Nmbrs består av fyra olika nivåer. Dessa är masternivå, koncernnivå, företagsnivå samt anställdnivå. Strukturen för kundhanteringen kan i stort sett uteslutande ställas in och hanteras på masternivå.

På koncernnivå kan du göra avvikelser från de inställningar du gjort på masternivå som du önskar ska framgå för just denna specifika koncern.

På företagsnivå och/eller anställdnivå kan du använda de inställningar du gjort på de högre nivåerna.

Vi rekommenderar att du gör standardinställningar på masternivå så att du har en mall att utgå ifrån och som du sedan snabbt och enkelt kan applicera på samtliga företag.

Under basinställningarna som görs i Nmbrs ingår följande:

  • Master lönemodell
  • Master timmodell
  • Etiketter
  • Master workflowinställningar
  • Master avvikelseformulärinställningar
  • Mall företagsinställningar
  • Mall inställningar anställd
  • Master kontoplaner

Under arbetet med implementationen kan ni använda dessa inställningar som tillåter dig att skapa en snabb, effektiv och standardiserad struktur för dina kunder.

 

Master basinställningar

De inställningar du gör på masternivå beskrivs var och en för sig nedan. 

 

Lönemodeller

I Nmbrs är det möjligt att strukturera användandet av lönearter genom lönemodeller. I en lönemodell kan du välja vilka lönearter som ska vara tillgängliga för att direkt appliceras som fasta eller rörliga lönearter i löneprocessen.

Nedan följer en beskrivning för hur du sätter upp lönemodeller

 

Timmodell

Till skillnad från andra löneapplikationer kan Nmbrs skilja på timkoder och timmodeller och lönemodeller. Timkoder bidrar med basvärde för interna uträkningar vilka sedan framgår på lönespecifikationen.

 

Kontoplaner för redovisningsbyråer 

Precis som för löne- och timmodeller kan kontoplaner skapas och hanteras på både Master- och koncernnivå. Det är dock endast möjligt att applicera en kontoplan per företag. Om ett stort antal kunder använder samma kontoplan är det därför att rekommendera att ni skapar denna kontoplan på Masternivå och sedan tilldelar denna till de företag den ska appliceras på.

Nmbrs erbjuder möjligheten att använda tre kontoplaner som standard för de miljöer som hanteras i Nmbrs. 

Nedan följer en beskrivning för hur du går tillväga för att sätta upp kontoplaner.

 

Etiketter

På masternivå är det möjligt att skapa etiketter som du sedan kan tilldela till de koncerner så att de kan hanteras genom samma etikett. Du kan tilldela etiketter till användare och genom detta bestämma vilka rättigheter som användaren ska ha. Ett tips är att skapa en konverteringsetikett för att ha en överblick över vilka koncerner eller företag som konverteras för tillfället. Du kan tilldela etiketter till koncerner vid importen med ett maxantal av 10 etiketter per koncern.

 

Workflow 

Detta är en funktion som, oavsett hur mycket du väljer att automatisera, tar dig igenom löneprocessen. Genom ditt workflow bestämmer du när, av vem samt vilken aktivitet i löneprocessen som ska utföras. Genom detta kan du bestämma hur du vill erbjuda tjänsterna i Nmbrs. Det finns tre olika scenarion för lönehantering. Dessa består av Scenario 1; Dokumentvisaren, Scenario 2; Löneinmatning + körningsförfrågan och Scenario 3; Företagsadministratör. 

Du skapar och hanterar workflow på masternivå. Vid varje workflow definieras när samt av vem de olika stegen i löneprocessen ska genomföras samt om de ska genomföras manuellt eller automatiskt. Du kan även välja vem som ska bli informerad om detta genom skickade signaler skickade genom systemet.

På företagsnivå har du möjlighet att ”skriva över” det workflow du ställt in på masternivå genom att aktivera/avaktivera vissa funktioner du gjort på masternivå. Detta är endast rekommenderat att göra i undantagsfall sedan de ändringar du gör på företagsnivå kopplas till inställningarna som gjorts på masternivå.

Under konverteringen kan du bestämma vilket workflow som ska kopplas till vilket företag. Dessa inställningar är inte definitiva och kan ändras även efter konverteringen är genomförd.

 

Avvikelseformulär

På masternivå kan du skapa inställningar för avvikelseformulär. Avvikelseformulär är ett effektiv sätt för att hantera avvikelser av kunder och/eller anställda hos kunder. En användare rapporterar en avvikelse som sedan godkänns av en annan användare. När rapporterade avvikelser blivit godkända av samtliga steg i godkännandekedjan kommer dessa registreras i Nmbrs databas. 

Du kan skapa ett generellt avvikelseformulär på masternivå vilket du kan applicera på flera av företagen i din miljö.

 

Defaultföretag

På masternivå har du möjlighet att lägga upp ett defaultföretag. Dessa är företag vars inställningar du kan välja att även applicera på andra företag som ni importerar till din miljö i Nmbrs. När du sedan importerar andra företag i Nmbrs och kopplar detta till defaultföretaget kommer inställningar som skatt, lönemodell och timmodell att kopieras från defaultföretaget och appliceras på det nya företaget.

Användarmall

Som redovisningsekonom kan du välja att skapa personliga användarmallar för dina kunder. Genom dessa mallar kan du bestämma precis vilka nivåer och moduler som kunden ska kunna se eller redigera. Ett tips är att ge kunder egna inlogg till Nmbrs så att de själva kan göra förändringar eller ha överblick över dokument.

 

Innehåll lönemodeller, timmodeller samt kontoplaner

 

Innehåll lönemodeller

 Nmbrs hanterar olika typer av lönearter; dels de vanliga där du lägger in värden eller specifika koder som används för att registrera exempelvis antal kilometer. Förutom detta hanterar Nmbrs även lönearter med output. Dessa är lönearter där det beräknade värdet visas, exempelvis resultatet av en industrikorrigering. Du kan hantera lönearter genom att lägga till basvärden till dessa samt ändra beskrivningen av denna vilket även kommer framgå på lönebeskedet. Lönearter med output behöver inte vara inkluderade i lönemodellen och kommer automatiskt att visas på lönebeskedet när den timkoden den är kopplad till används. Anledningen till att inkludera en löneart med output i lönemodellen är enbart i syfte att hantera beskrivningen som framgår på lönebeskedet.

 

Att hålla sig uppdaterad 

Skapandet och hanteringen av lönemodellen kan göras på två olika nivåer i Nmbrs. På den högsta nivån, masternivån, kan du skapa och hantera lönemodeller. Dessa modeller kan väljas för samtliga koncerner och därmed även samtliga företag i din Nmbrsmiljö. Genom att lägga till lönekoder till lönemodellen på masternivå kan du göra dessa synliga för alla företag som kopplats till den specifika lönemodellen. På koncernnivå kan du skapa och hantera de lönemodeller du skapat på masternivå. Dessa modeller är endast synliga för de företag som faller under den specifika koncernen.

 

Företagsnivå

På företagsnivå kan du applicera två lönemodeller för löneprocessen. Dessa är lönemodell 1 och lönemodell 2. Genom dessa kan du välja att använda de fasta eller rörliga lönearter som finns att välja mellan i lönemodellerna. Det är viktigt att känna till att lönemodell 2 skriver över de inställningar som görs i lönemodell 1. Om en löneart är inlagd i både lönemodell 1 och 2 kommer beskrivningen och uppbyggnaden av denna från lönemodell 2 vara gällande.

 

Masternivå

 Under konverteringen kan du bestämma vilken lönemodell som ska hanteras som lönemodell 1. Genom att applicera master lönemodell 1 kan du enkelt hantera en uppsättning av lönearter som är redo att användas av ett stort antal kunder. Undantag eller tillägg till dessa kan hanteras i lönemodell 2. Lönemodeller på masternivå behöver inte vara fullständigt definierade under konverteringen för att de ska appliceras.

 

Innehåll för timmodeller

 I timmodellen kan du välja timkoder och ändra beskrivningen av dessa samt ändra funktionen eller beräkningen. Du kan dessutom se vilken löneart med output som är kopplad till vilken timkod. Genom att lägga till timkoder till master timmodellen kan du göra dessa synliga för alla företag som är kopplade till den specifika lönemodellen på masternivå.

 

Hantering av timmodell

Timmodeller kan precis som lönemodeller skapas och hanteras på två nivåer i Nmbrs; masternivå samt koncernnivå. På företagsnivå kan två timmodeller appliceras. Även i detta fall skriver lönemodell 2 över de inställningar som görs i lönemodell 1.

 

Konvertering

Under konverteringen kan du direkt bestämma vilken lönemodell som ska appliceras i timmodell 1. Genom att applicera master lönemodell 1 kan du enkelt hantera en uppsättning av lönearter som är redo att användas av ett stort antal kunder. Undantag eller tillägg till dessa kan hanteras i lönemodell 2. Lönemodeller på Masternivå behöver inte vara fullständigt definierade under konverteringen för att de ska appliceras.

 

Generella procedurer för kontoplaner

Många redovisningsbyråer skapar minst en kontoplan på masternivå. Du kan själv välja om du vill välja en som finns inlagd i systemet eller om du vill sätta ihop en på egen hand.

 

Länkad kontoplan

Fördelen med en länkad kontoplan är att om nya lönearter skapas, exempelvis vid förändrade skattevillkor, läggs dessa till via Nmbrs och blir sedan automatiskt tillagda till alla länkade kontoplaner. Vänligen notera att om en kontoplan är länkad är det endast möjligt att ändra kontoplansnummer samt beskrivning av dessa. Det är inte möjligt att ändra innehållet i de lönearter som ingår i de länkade kontoplanerna eller att omvandla de från debet till kredit. Om en kontoplan inte är länkad har du dessa möjligheter.

 

Kontoplan på masternivå

Om du vill använda kontoplan som gjorts på masternivå är det rekommenderat att du alltid kopierar den som finns inlagd i systemet och använder denna som mall när du bygger upp din egna kontoplan. Detta sparar mycket manuellt arbete. För att koppla en specifik tabell till specifika kunder kan du skapa en länkad tabell till dessa kunder på koncernnivå. I denna tabell kan du korrigera nummer och beskrivning av kontoplanen utifrån kundernas behov. Detta innebär att du kan avvika från den generella uppsättningen av kontoplanen; endast länken mellan lönearterna förblir densamma. Du har även möjlighet att lägga till nya lönearter på den masternivån och dessa läggs då automatiskt till de länkade tabellerna.

 

Konvertering

Under konverteringen har du möjlighet att direkt bestämma vilka kontoplaner som ska användas för företagen som ingår i importen. Kontoplaner på masternivå behöver inte vara fullständigt definierade eller slutgiltiga för att de ska appliceras på ett företag som implementeras i Nmbrs. Du kan enkelt lägga till en ny kontoplan och räkna om innehållet i detta.

 

 

 

 

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

Powered by Zendesk