Steg 1 - Målsättning och strategi

Denna artikel går djupare in på steg 1 i implementeringsprocessen som handlar om målsättning och strategi.

Efter introduktionen i Nmbrs® är det viktigt att klargöra målsättning och planering av implementationen. Ett dedikerat team behöver etableras som arbetar med att konvertera samt implemementera data från det tidigare lönesystemet in i Nmbrs®.

Inventering

Antal företag samt anställda

Börja med att skapa en översikt över antal företag samt antal anställda per företag. Gör en fördelning över vad som ska ingå i standardinställningar samt vad som ska hanteras på annat sätt. 

  • Totalt antal företag 
  • Totalt antal anställda per företag 
  • Om din miljö ska innehålla flera företag, sortera då företagen i storleksordning; företag med upp till 3 anställda, företag med 4-10 anställda, företag med 11-50 anställda samt företag med över 50 anställda. 
  • Gör en turordning av de företag som ska konverteras. Börja med de som bedöms som okomplicerade och som till största del omfattas av standardinställningar och avsluta med de företag där många specialfall/individuella inställningar ska hanteras. 
  • Gör en lista över specialfall: anställda som inte ska ingå i standardimplementationen och som behöver implementeras separat. Exempel på specialfall är anställda med oregelbundet schema eller där särskilda skatte- eller frånvaroinställningar ska appliceras. Rådgör inom ert etablerade team kring dessa fall. 

Skapa en översikt över vilka integrationer som ska användas 
Börja i god tid med att se över vilka integrationer som ska användas, exempelvis: 

  • Bokföringsapplikation (hanteras bokföringsunderlag genom ett specifikt format) 
  • Planerings- och/eller tidregistreringssystem Performance management software.
  • System för ledighet och frånvaro
  • Andra verktyg, såsom Excel eller andra rapporteringsverktyg 
  • Definiera berörda kontaktpersoner per system 

Byte av HR- och lönesystem påverkar flera olika personer. Inte helt oväntat de som i dagsläget arbetar med just HR och lön inom ert företag, men även ledningen, chefer och anställda. Det påverkar även de som hanterar bokföringen för företaget. Det är därför viktigt att samtliga berörda parter hålls informerade om anledningarna bakom bytet av system, hur projektet av implementeringen kommer genomföras samt kontinuerliga statusuppdateringar gällande detta.

Sätt ihop ett implementationsteam 

En implementering av ett nytt lönesystem kan vara tidskrävande och kräver att kapacitet avsätts för att hantera detta. Om möjligt är det bra att personer med flera olika funktioner är involverade i själva uppsättningen av det nya systemet. Om särskild lönekunskap är nödvändig, vänligen överväg att i stället använda er av Nmbrs® Up & Go-program och kontakta vår säljavdelning.

 

Planering

Beroende på inventeringen samt utbildningen av systemet rekommenderar vi att en plan fastställs för hur implementationen ska gå till. Syftet med denna planering är att ha möjlighet att avgöra hur väl implementationen per företag går. För att kunna göra detta är det nödvändigt att samtlig lönedata för de företag samt anställda som ska konverteras till Nmbrs® är definierad samt framtagen.  

Kommentarer

Knowledge base