Ställ in HR Workflow i 6 steg för redovisningsekonommiljöer

Introduktion

I Visma Nmbrs är det möjligt att använda HR Workflows. HR-arbetsflödet är en uppföljning av uppgifter och kan tillämpas på alla typer av anställda. Såsom aktiva medarbetare, externa eller arbetssökande. I den här artikeln förklarar vi i 5 steg hur du och din kund kan använda HR-arbetsflöden på ett effektivt sätt.

HR Workflow steg för steg

Andra HR Workflow funktioner

HR-arbetsflödet använder många komponenter. Nedan hittar du en översikt över alla möjliga funktioner och hur du ställer in dem.


 

Steg 1. Justera rättigheterna i mallens användare

För att kunna använda HR Workflows och tillhörande funktionaliteter måste du först lägga till detta i din egen användarmall via "Mallanvändare" under "Användarkonton" på högsta nivå. För övriga mallar som företagsinloggningar, chefer och anställda behöver även detta aktiveras. Två nya mallar finns tillgängliga för Master Client-nivån. Dessa tas upp i steg 2.

Inställningarna för Master Accountant Mallar måste aktiveras i följande mallar:

Master Accountant Mallar

  • Administratör (med koncernhantering)
  • Koncernhantering
  • Koncernhantering +Master, Administratör (with koncernhantering)

1. Aktivera följande dashlets på fliken 'Koncern'

Screenshot_3.png

2. Aktivera följande dashlets i fliken 'Anställd'

Screenshot_4.png

Master Anställda 

En ny mall är tillgänglig för anställda. Du kan lägga till den här mallen via 'Mallanvändare' på huvud- och koncernnivå. När mallen har lagts till är det möjligt att skapa en inloggning baserat på mallen till den aktuella sökanden eller anställde.

  • Ansökande / Framtida anställd inlogg (System)

mceclip0.png

 

Steg 2. Skapa användare

För en optimal användning av HR-arbetsflödet finns två nya "Master Client"-mallar tillgängliga. Dessa mallar har rättigheter på koncernnivå och kan även justera och lägga till inställningar på koncernnivå. Mallarna har följande systemnamn:

  1. HR Manager (System)
    Denna mall har främst rättigheter för HR-relaterade frågor. 
  2. (Scenario 3) General Manager Payroll & HR (System)
    Denna mall har både HR- och Lönerättigheter och med vilken det är möjligt att (till exempel) köra.

Du kan lägga till dessa mallar via 'Mallanvändare' på master- och koncernnivå. När du har gjort mallarna tillgängliga kan du gå till den berörda koncernen och skapa en inloggning för mallen.

Gör mallen tillgänglig:

Screenshot_5.png

Via mallanvändare kan du klicka på instrumentpanelsredigeraren för att se vilka funktioner som ingår i mallrättigheterna:5.png

Create login:

Screenshot_6.png

 

Steg 3. Utse en HR och löneansvarig

Efter att inloggningar har skapats för HR-chefen och/eller löneansvarig kan du ställa in funktionen "Roller och ansvar" på koncernnivå. Här väljer du per koncern vem som ansvarar för HR-processerna och/eller Löneprocesserna.

Screenshot_7.png

Varför denna dashlet?

För att kunna använda de vanliga HR-arbetsflödena gjorda av Visma Nmbrs, är det viktigt att inkludera 'Roller och ansvar' i dashlet, för att ange vem som är ansvarig för HR och för lönelistan.

Dessa roller används i systemet HR Workflows. Naturligtvis är det möjligt att avvika från detta inom varje uppgift i ett HR Workflow, genom att tilldela uppgifter till en specifik användare.

Exempel

På bilden nedan kan du se systemets arbetsflöde 'Acceptera sökande'. I avsnittet "arbetsflöde som standard tilldelat till" är HR-chefen vald som standard. Detta innebär att den HR-chef som valts i dashlet 'Roller och ansvar' alltid kommer att vara huvudansvarig för detta arbetsflöde. Om en uppgift inte kan tilldelas till en användare kommer den automatiskt att tilldelas arbetsflödets standardanvändare.

Screenshot_8.png

 

Vilka inlogg kan väljas inom denna dashlet?

Inte varje inloggning kan väljas inom denna översikt. Nedan hittar du en översikt över tillgängliga alternativ för instrumentpanelen "Roller och ansvarsområden".

HR ansvarig

Master Company login
-
(Scenario 3) Business administrator 
- (Scenario 2) Salary input + run requests
Master Client
- HR Manager (System)
- (Scenario 3) General Manager Payroll & HR (System)

Payroll Manager

Master Company login
- (Scenario 3) Business administrator 
Master Client
- (Scenario 3) General Manager Payroll & HR (System)

 

Steg 4. Konfigurera ett HR arbetsflöde.

HR Workflow-inställningarna finns på koncernnivå. Här kan du aktivera systemarbetsflödena eller kopiera ett systemarbetsflöde till ditt eget arbetsflöde. Efter att ha kopierat ett arbetsflöde kan du justera det efter eget tycke. Det är inte möjligt att lägga till extra uppgifter i ett arbetsflöde som är direkt kopplade till en åtgärd som att signera ett dokument eller ett mutationsformulär.

Aktivera ett systemarbetsflöde:
Screenshot_9.png

Kopiera ett systemarbetsflöde
Screenshot_9.png


Per HR Workflow är det möjligt att välja för vilken typ av medarbetare detta HR Workflow kan startas. På så sätt kan du säkerställa att rätt HR-processer följs för alla typer av medarbetare, från arbetssökande till externa medarbetare.

Screenshot_10.png

Det är också möjligt att som standard tilldela en viss typ av användare av person. Uppgifter som inte har tilldelats en specifik typ av användare kommer automatiskt att tilldelas standarden.
12.png 

Länka till HR workflow

Det är möjligt att starta ett nytt HR-arbetsflöde från ett HR-arbetsflöde genom att koppla ihop det. Du kan lägga till ett steg per HR-arbetsflöde från vilket maximalt 4 nya HR-arbetsflöden kan startas. Till exempel kan detta steg läggas till i början eller slutet. I detta steg kan du välja ett beslutsmoment genom att välja "Eller". Om du vill starta ett nytt arbetsflöde kan du välja "Och".

Link_HR_Workflow_2.png

 

Steg 5. Länka HR Workflow till en typ av anställd

Till den specifika medarbetaren för att koppla arbetsflödet. Om denna anställd är en annan typ av användare än typen "Lön" kan du hitta den anställde under fliken "anställda" till vänster på din skärm. Här kan du filtrera efter typ av användare och sedan klicka på aktuell medarbetare.

Viktigt! Denna medarbetare måste ha aktiverat sitt inloggningskonto innan uppgiften länkas. Uppgiften kan inte utföras korrekt annars.

13.png

Dashlet 'HR Workflows' kommer omedelbart att ge ett förslag på ett HR-arbetsflöde baserat på typen av användare.14.png

Du kan starta HR-arbetsflödet direkt från HR Workflow Dashlet genom att klicka på pilen bakom ett arbetsflöde. Du väljer sedan uppdragstagaren.
15.png

Efter att ha startat arbetsflödet är ett aktivt arbetsflöde omedelbart synligt i instrumentpanelen. När du klickar på detta öppnas HR-arbetsflödet och visar en översikt över alla relevanta uppgifter.16.png

Nedan kan du se en översikt över uppgifter inom det aktiva HR-arbetsflödet. Du kan tilldela dessa uppgifter till en annan användare genom att klicka på nålen. När du klickar i själva raden är det möjligt att omedelbart vidta åtgärder på en uppgift.
17.png

Efter att ha tilldelats arbetsflödet kommer den första uppgiften att vara aktiv med den utsedda användaren. Denna uppgift markeras sedan i Co-Piloten och i "Mina uppgifter" dashlet. När uppgiften säger 'öppna' kommer den relevanta sidan att öppnas där inställningen kan justeras.
18.png


För vissa uppgifter måste "klar" väljas efter utförande. Detta är inte nödvändigt för uppgifter som att skicka mutationsformulär eller underteckna dokument. Arbetsflödet fortsätter direkt efter att åtgärden har utförts.

 

Steg 6. Starta ett HR-arbetsflöde baserat på en signal

Det är också möjligt att automatiskt koppla ett HR-arbetsflöde till en anställd när en HR-signal skapas.

  1. Öppna HR-signalinställningarna på koncernnivå.
  2. Välj typ av signal och välj standardfallet under "Signal".
  3. Välj sedan önskat HR-arbetsflöde.
    19.png
  4. HR-arbetsflödet är nu synligt vid relevant signal. När du öppnar signalen kan du välja hur många dagar efter HR-arbetsflödet som den ska skapas.

    20.png

Kommentarer

Kunskapsportal

updates

Nyheter / uppdateringar

Håll dig uppdaterad med de senaste nyheterna och uppdateringarna från Nmbrs.

Communities

Sociala medier

Håll dig uppdaterad om Visma Nmbrs senaste nyheter genom att följa oss på sociala medier och läsa vår blogg.

satisfaction

E-Learning

Vill du veta mer om Visma Nmbrs?

Our E-learning offers.

Läs mer...