När en anställd går ur tjänst kan du hantera administrationen på ett antal sätt. Du kan antingen använda “Ej i tjänst-guiden". Där du har möjlighet att betala ut outnyttjade ledighetstimmar eller behålla dem för att beräkna eventuella pro rata lönedelar. Det andra alternativet är att du manuellt anger ett slutdatum för anställningen samt annan nödvändig information. Vidare finns det även en möjlighet att “massregistrera” anställda som går ur tjänst genom att använda importfunktionen. Slutligen kommer vi att diskutera några andra punkter som kan dyka upp för varje format när du rapporterar ett tjänsteavslut
- Guide 'anställd ej i tjänst'
- Manuell rapportering 'Ej i tjänst'
- Importera 'Ej i tjänst' datum
- Andra 'Åtgärder' att överväga
'Guide 'anställd ej i tjänst'
Guiden 'anställd ej i tjänst' hittas på anställd nivå under modulen "anställning". Klicka på 'mer' för att komma till sidan avbildad nedan:
1. Ange den anställdes sista arbetsdag och klicka på 'Nästa'
2. Om det finns registrerade förmåner för den anställde kommer åtgärderna visas upp vid nästa steg.
Dessa agerar som en påminnelse. När dessa är färdig behandlade klickar du på 'Klart' för att bekräfta/avsluta processen.
Ange datum för pensionering
Innan du anmäler den anställde som “ej i tjänst” manuellt bör du ta eventuella semesterersättningar i beräkning. Om du vill betala ut dessa på “ej i tjänst ” datumet måste inställningarna göras i förväg.
När du har gjort detta kan den anställde registreras som “ej i tjänst” . Detta kan göras genom att klicka på knappen “ej i tjänst” i modulen “anställning” på anställd nivå.
Om ur tjänst datumet anges manuellt måste du ta hänsyn till flera saker:
- Lön: Om du anger datumet för 'Ur tjänst' manuellt, beräknas lönen automatiskt pro rata.
- Lönedelar: För lönedelar som angetts i "Ur tjänst"månaden måste önskat belopp anges, förutsatt att det måste beräknas pro rata. •Fördelar: Du kan själv skapa en handlingspunkt för att bli påmind om insamlingen av alla förmånsartiklar. Du kan göra detta på anställdsnivå i översikten "Förmåner".
Importera "Ej i tjänst" datum
Det är också möjligt att importera "Ej i tjänst"-datum kollektivt. Du kan använda mallen på företagsnivå för detta. Därefter kan du ange ett slutdatum på fliken 'Anställda' för både anställningen och kontraktet.
Om du bara vill registrera ett "Ej i tjänst"-datum för en anställd och inte vill göra några ytterligare justeringar, fyll bara i kolumnen "Uttagen" och kolumnen "Kontrollslut" med datum och kolumn med den anställdes referensnummer. När mallen är ifylld kan du ange datumen med knappen 'Uppdatera'.
OBS: När datumen har uppdaterats kan de inte längre ändras.
Ytterligare information: När du gör en uppdatering uppdateras all data i Excel-arket. Detta innebär att befintliga (korrekt) data också skrivs över. Att dölja fält i Excel-filen ändrar inte detta. Om du vill göra en uppdatering behöver du bara ange (behåll) den data i Excel som du faktiskt vill ändra.
Andra åtgärder att överväga
Följande åtgärdspunkter måste beaktas, oavsett vilken metod som används.
- Åtkomst till anställd åtkomst "Ej i tjänst" Om den anställde är ur tjänst och du använder anställds inloggning kommer detta inte att raderas automatiskt. Du har möjlighet att välja att konvertera en befintlig anställds inloggning till en lönebeskedvisare. Den anställde kan fortfarande se lönebesked på detta sätt. Det är först när inloggningen raderas som den anställda inte längre kan använda anställds inloggningen. Du kan ändra den anställdas inloggning i panelen 'Anställd login'; när du tar bort den befintliga inloggningen kan du skapa en ny inloggning med mallen "lönebeskedvisare". Du kan då även välja en annan e-postadress, t.ex. en personlig e-postadress.
Kommentarer