HR Workflow - Digital signering av dokument

Med ankomsten av HR Workflow är det möjligt att få dokument digitalt signerade av användare. I den här artikeln tar vi upp följande ämnen

- Steg för att signera dokument via HR workflow
- Förklaring att underteckna ett dokument som en fristående uppgift.

Steg för att signera dokument via HR workflow

Hur aktiverar man användarrättigheterna?

Börja med att kontrollera rättigheterna i användarmallar. Alla användare som spelar en roll i HR-arbetsflödet måste ha rätt rättigheter.

Användare som ska signera dokument måste ha 'Signera dokument' aktivt. Detta gäller alla inloggningar. För andra inloggningar än 'Anställda inloggningar' måste även rättigheterna för 'Cases' skrivas.

mceclip0.png

Användare som ska ställa in och tilldela HR-arbetsflöden till anställda eller sökande måste ha alternativet 'HR-arbetsflödesinställningar' skrivet på koncernnivå.

mceclip1.png

Hur ställer jag in digital signering via HR Workflow?

HR-arbetsflöden kan ställas upp på koncernnivå. I dessa arbetsflöden kan du ställa in funktionen 'Signeringsdokument'. I dessa inställningar kan du ange efter hur många dagar en uppgift ska visas för en användare och av vilken användartyp det ska utföras.

Ikonenmceclip12.pngvisar att det är en 'Signera Dokument' uppgift. Du kan koppla detta arbetsflöde senare till (till exempel) en sökande.

mceclip2.png

Jag ställer in ett HR-arbetsflöde. Vad kommer härnäst?

För att tilldela HR-arbetsflödet (med möjlighet att signera ett dokument) till användaren måste denna användare först skapas. I det här exemplet använder vi en sökande.

1. Skapa en ny sökande via fliken 'Anställda'.
2. Öppna den sökandes inställningar genom att klicka på namnet.

mceclip3.png

3. Skapa en inloggning för den ansökande. 

mceclip4.png


4. Lägg till det nyskapade arbetsflödet till sökanden under fliken 'HR' i översikten 'Case'. Viktig! Sökanden måste först ha aktiverat sitt konto innan ärendet kopplas. Annars kommer det inte att vara möjligt att välja den sökande för hans underskrift. Detta kommer snart att förbättras.

mceclip5.png

mceclip6.png

5. Efter att ha kopplat arbetsflödet till den sökande är en uppgift klar för den aktuella användaren. Naturligtvis beror dessa uppgifter på hur arbetsflödet är upplagt. När ett antal dagar har angetts vid första steget kommer uppgiften inte att dyka upp direkt.

mceclip7.png


6. När alla tidigare uppgifter har slutförts visas uppgiften att signera dokumentet

mceclip8.png

7. Vid sändning av dokumentet kan ritfält för undertecknarna skapas i dokumentet. Det är möjligt att ange flera ritfält (när dokumentet har till exempel flera sidor) per undertecknare. När alla fält är angivna kan dokumentet skickas.

Sign_1.1_ENG.gif

Dokumentet skickas för underskrift. Hur ser den sökande på detta?

Sökanden har fått ett mejl där han meddelas om den öppna uppgiften. När han eller hon loggar in kommer en uppgift under 'åtgärder' att vara öppen i menyn till höger.

mceclip9.png

Så snart den sökande öppnar jobbet kan han skriva sin underskrift i det fält som är avsett för honom. Efter signering flyttas dokumentet till fliken 'Signerade dokument' i översikten 'Signerade dokument'.

Sign_1.2_ENG.gif

Vad händer med dokumentet efter att sökanden skrivit under det?

När den sökande har undertecknat dokumentet kommer en signeringsuppgift att vara klar för nästa användare i arbetsflödet. Denna uppgift kommer också att visas under åtgärder i menyn till höger.

Sign_1.3_ENG.gif

 

Var kan jag hitta det undertecknade dokumentet?

Efter att användarna har sänt, lagras dokumentet i panelen "Signera dokument" på anställdsnivå. Det undertecknade dokumentet kan laddas ner här.

Sign_1.4_ENG.gif

Signera dokument som en fristående uppgift.

Hur kan jag signera ett dokument utan att ställa in HR workflow?

Det är möjligt att få enskilda dokument signerade av sökande eller anställda, utan att använda HR-arbetsflödet. Dokumentet kan laddas upp i översikten "Signa dokument". Efter att ha laddat upp dokumentet är det möjligt att ange fältet där den sökande eller anställde kan skriva sin underskrift.

Viktigt: Om ett dokument förbereds manuellt för underskrift får den sökande eller medarbetaren ingen signal om detta i nuläget. Det syns inte heller i menyn till höger att ett dokument har erbjudits för signatur. Detta kommer att förbättras inom en snar framtid.

mceclip10.png

Rättslig giltighet för elektronisk signatur

Med funktionen "Digital Signering" erbjuder vi en avancerad elektronisk signatur. Varje signerat dokument innehåller alltid en så kallad "Audit File" där det registreras vem som har signerat vid vilken tidpunkt med en unik kod kopplad till sig. På detta sätt säkerställer den avancerade elektroniska signaturen större tillförlitlighet, med vilken det med säkerhet kan bestämmas vem som har undertecknat vid vilken tidpunkt.

Läs mer information om de olika typerna av elektroniska signaturer här:
År 2016 trädde en ny europeisk förordning i kraft, officiellt kallad"Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av den 23 juli 2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv 1999/93/EG". Det ställer allmänna krav på elektroniska signaturer som utjämnar alla elektroniska signaturer i Europeiska unionen.

Kommentarer

Kunskapsportal

updates

Nyheter / uppdateringar

Håll dig uppdaterad med de senaste nyheterna och uppdateringarna från Nmbrs.

Communities

Sociala medier

Håll dig uppdaterad om Visma Nmbrs senaste nyheter genom att följa oss på sociala medier och läsa vår blogg.

satisfaction

E-Learning

Vill du veta mer om Visma Nmbrs?

Our E-learning offers.

Läs mer...