Introduktion
I Visma Nmbrs är det möjligt att använda HR Workflows. HR Workflow är en uppföljning av arbetsuppgifter och kan tillämpas på alla typer av medarbetare. Såsom aktiva medarbetare, externa eller arbetssökande. I den här artikeln förklarar vi dig i 5 steg hur du och din kund kan använda HR-arbetsflöden på ett effektivt sätt.
HR Workflow step by step
- Steg 1: Justera rättigheterna i användarmallarna
- Steg 2: Skapa användare
- Steg 3: Utse en HR och löneansvarig
- Steg 4: Ställ in ett HR Workflow
- Steg 5: Länka HR Workflow till en typ av anställd
- Steg 6: Starta ett HR Workflow baserat på en signal
Andra HR Workflow funktioner
HR workflow använder många komponenter. Nedan hittar du en översikt över alla möjliga funktioner och hur du ställer in dem.
Steg 1. Justera rättigheterna i användarmallarna
För att kunna använda HR Workflows och tillhörande funktionaliteter måste du först lägga till detta i din egen användarmall via "Mallanvändare" under "Användarkonton" på högsta nivå. För anställda finns en ny mall tillgänglig som beskrivs nedan.
Master kundmallar:
- Adminanvändare
- HR Chef
1. Aktivera alternativen 'HR-workflowinställningar' och 'Roller och ansvarsområden' på fliken "Inställningar"
2. Aktivera följande instrumentpaneler på fliken 'Anställd'
Master Anställd
En ny mall är tillgänglig för anställda. Du kan lägga till den här mallen via 'Användarmall' på huvud- och koncernnivå. När mallen har lagts till är det möjligt att skapa en inloggning baserat på mallen till den aktuella sökanden eller anställde.
- Ansökande / Framtida anställd inloggning (System)
Steg 2. Skapa användare
För en optimal användning av HR-arbetsflödet finns två nya "Master Klient"-mallar tillgängliga. Dessa mallar har rättigheter på högsta nivå och kan även justera och lägga till inställningar på högsta nivå. Mallen har följande systemnamn:
- HR Chef (System)
Denna mall har främst rättigheter för HR-relaterade frågor.
Du kan lägga till denna mall via 'Användarmall' på högsta nivån under 'Inställningar'. När du har gjort mallen tillgänglig kan du skapa en inloggning för denna mall.
Gör Mallen tillgänglig:
Via användarmall kan du klicka på instrumentpanelsredigeraren för att se vilka funktioner som ingår i mallrättigheterna:
Skapa inloggning:
Steg 3. Utse en HR och löneansvarig
Efter att inloggningar har skapats för HR-chefen och/eller Löneansvarig kan du ställa in funktionen 'Roller och ansvar' på högsta nivå. Här väljer du per koncern vem som ansvarar för HR-processerna och/eller Löneprocesserna.
Varför denna instrumentpanel?
För att kunna använda de vanliga HR Workflows gjorda av Visma Nmbrs är det viktigt att ta med 'Roller och ansvar' i instrumentpanelen, för att ange vem som är ansvarig för HR och för Lönelistan.
Dessa roller används i systemet HR Workflows. Naturligtvis går det att avvika från detta inom varje uppgift i ett HR Workflow, genom att tilldela uppgifter till en specifik användare.
Exempel
På bilden nedan kan du se systemets arbetsflöde 'Acceptera sökande'. I avsnittet "arbetsflöde som standard tilldelat till" är HR-chefen vald som standard. Detta innebär att den HR-chef som valts i instrumentpanelen 'Roller och ansvar' alltid kommer att vara huvudansvarig för detta arbetsflöde. Om en uppgift inte kan tilldelas till en användare kommer den automatiskt att tilldelas arbetsflödets standardanvändare.
Steg 4. Ställ in ett HR Workflow
HR Workflow-inställningarna finns på högsta nivå. Här kan du aktivera system workflows eller kopiera ett systemworkflow till ditt eget workflow. Efter att ha kopierat ett arbetsflöde kan du justera det efter eget tycke. Det är inte möjligt att lägga till extra uppgifter i ett arbetsflöde som är direkt kopplade till en åtgärd som att signera ett dokument eller en mutationsblankett.
Aktivera ett system workflow:
Kopiera ett system workflow:
Per HR Workflow är det möjligt att välja för vilken typ av medarbetare detta HR Workflow kan startas. På så sätt kan du säkerställa att rätt HR-processer följs för alla typer av medarbetare, från arbetssökande till externa medarbetare.
Det är också möjligt att som standard tilldela en viss typ av användare av person. Uppgifter som inte har tilldelats en specifik typ av användare kommer automatiskt att tilldelas standarden.
Länka HR workflow
Det är möjligt att starta ett nytt HR-arbetsflöde från ett HR-arbetsflöde genom att koppla ihop det. Du kan lägga till ett steg per HR-arbetsflöde från vilket maximalt 4 nya HR-arbetsflöden kan startas. Till exempel kan detta steg läggas till i början eller slutet. I detta steg kan du välja ett beslutsmoment genom att välja "Eller". Om du vill starta ett nytt arbetsflöde kan du välja "Och".
Steg 5. Länka HR Workflow till en typ av anställd
Gå till den specifika anställda för att koppla samman arbetsflödet. Om denna anställd är en annan typ av användare än typen "Lön" kan du hitta den anställde under fliken "anställda" till vänster på din skärm. Här kan du filtrera efter typ av användare och sedan klicka på aktuell medarbetare.
Viktigt! Denna anställda måste ha aktiverat sitt inloggningskonto innan uppgiften länkas. Uppgiften kan inte utföras korrekt annars. 
Instrumentpanelen 'HR Workflows' kommer omedelbart att ge ett förslag på ett HR-workflow baserat på typen av användare.
Du kan starta HR-workflow direkt från HR Workflow instrumentpanel genom att klicka på pilen bakom ett arbetsflöde. Du väljer sedan uppdragstagaren.
Efter att ha startat arbetsflödet är ett aktivt arbetsflöde omedelbart synligt i instrumentpanelen. När du klickar på detta öppnas HR-workflow och visar en översikt över alla relevanta uppgifter.
Nedan kan du se en översikt över uppgifter inom det aktiva HR-workflow. Du kan tilldela dessa uppgifter till en annan användare genom att klicka på nålen. När du klickar i själva raden är det möjligt att omedelbart vidta åtgärder på en uppgift.
Efter att ha tilldelats arbetsflödet kommer den första uppgiften att vara aktiv med den utsedda användaren. Denna uppgift markeras sedan i Co-Piloten och i "Mina uppgifter" instrumentpanelen. När uppgiften säger 'öppna' kommer den relevanta sidan att öppnas där inställningen kan justeras.
För vissa uppgifter måste "klar" väljas efter utförande. Detta är inte nödvändigt för uppgifter som att skicka mutationsformulär eller underteckna dokument. Arbetsflödet fortsätter direkt efter att åtgärden har utförts.
Steg 6. Starta ett HR Workflow baserat på en signal
Det är också möjligt att automatiskt koppla ett HR-workflow till en anställd när en HR-signal skapas.
- Öppna HR-signalinställningarna på högsta nivån.
- Välj typ av signal och välj standardorsak under "Signal".
- Välj sedan önskat HR workflow.
- HR-workflow är nu synligt vid relevant signal. När du öppnar signalen kan du välja hur många dagar innan evenemanget ska skapas.
Kommentarer