När du skapar mallar i Nmbrs mallbyggare kan du skapa dokument som brev eller kontrakt. Du kan inkludera fast och variabel text i dessa mallar.

Den här artikeln förklarar hur du skapar dessa mallar i Microsoft Word och laddar upp dem till Nmbrs. Du kan sedan ladda ner den fylld med personaldata på anställds uppgifter i mallen. Dessa mallar kan också användas för digital signering.

Här kan du även titta på en video som förklarar steg för steg hur du går tillväga för att skapa en dokumentmall.

Följ följande steg för att skapa och ladda ner en mall:

1. Förutsättningar
2. Ladda ner mallbyggare
3. Skapa mall
4. Spara mall
5. Justera behörighet (användarmall)
6. Ladda upp mall (master nivå)
7. Ladda upp mall (koncernnivå administratörer)
8. Ladda ner mallar
9. Felmeddelanden

OBS!

• Genereringen av ett dokument, baserat på en mall, görs på medarbetarnivå och det är därför endast möjligt att hämta dokumenten per anställd från Nmbrs. Det går med andra ord inte att generera och ladda ner ett kontrakt för flera anställda samtidigt.
• Om ett fält i mallen inte kan fyllas i på grund av att data saknas på företaget eller den anställde kommer detta fält att finnas kvar i det genererade dokumentet. Till exempel: [Prefix] / [Lön] / [Adresstillägg] Detta har valts så att det alltid är tydligt att ett visst fält inte kan fyllas i.

• Nmbrs mallbyggare är tillgänglig från Microsoft Word® 2013.
  OBS! Det är möjligt att arbeta i Word® 2013, men vi stöder inte några problem som uppstår när du använder denna version. Vi rekommenderar därför att du arbetar med Word® 2016.
• Tillägget Nmbrs mallbyggare måste läggas till via Microsoft Store.
• Instrumentbrickan "Dokumentmallar" måste läggas till i användarens mall.
• Filen måste ha filtillägget .docx.
• Filen får inte vara större än 1500 KB (1,5 MB).

2. Ladda ner mallbyggaren

Innan du kan skapa mallar i Word måste du lägga till ett tillägg till Word. Följ dessa steg för att lägga till Nmbrs mallbyggare:

1. I Word gå till fliken "Infoga"
2. Klicka på "Hämta tillägg"
3. Sök efter 'Nmbrs' + tryck på 'Enter'
4. Klicka på "Lägg till" i raden i Nmbrs mallbyggare
5. Ytterligare ett fönster öppnas till höger med Nmbrs mallbyggare

 

 

3. Skapa mall

I Nmbrs mallbyggare kan du ändra språket längst ner till höger:

 

I Nmbrs mallbyggare har fyra kategorier skapats: 'Person', 'Företag', 'Annat' och 'Integrationer':

Under 'Person' kan du ange variabler som finns på medarbetarnivå, under 'Företag' kan du hitta variabler som finns på företagsnivå.
Klicka på en av kategorierna för att visa variablerna:

 

Efter att ha klickat på en variabel läggs den till i Word-dokumentet. Du kan använda all formatering som du är van vid i Word som tabeller, bilder, mönster, justeringar, indrag, et cetera.
Se en exempelmall nedan:

 

Efter nedladdning från Nmbrs kommer variablerna att ersättas med de faktiska värdena.

 

4. Att spara en mall

Vid 'Spara som ...' kan du ange vilken typ av dokument du vill spara filen. Spara Word-dokumentet med tillägget '.docx'. Andra filtillägg accepteras inte vid uppladdning till Nmbrs.

 

5. Justera behörigheten (Användarmall)

För att komma åt sidan Dokumentmallar måste den först aktiveras i användarmallen

För att aktivera på koncernnivå måste du lägga till instrumentpanelen för dokumentmallarna i instrumentpanelsredigeraren under "Utforskaren" (→ "Koncern" → "Lägg till instrumentpanel").
För att aktivera det på anställd nivå, måste du lägga till instrumentpanelen för dokumentmallarna i instrumentpanelsredigeraren under "Utforskaren" (→ "Anställda" → "Lägg till instrumentpanel").
Det kan bli nödvändigt att logga ut och logga in innan sidorna blir synliga för användaren.

Se även den här artikeln för mer information om hur du anpassar mallen:

• Justera mall

 

6. Ladda upp mall (masternivå)

Följ stegen nedan för att ladda upp en mall i Nmbrs:

1. Gå till Inställningar (vänstermeny) → "Globala inställningar" → "Dokumentmallar".
2. Klicka på "Ny mall" och dra en .docx-fil till fältet eller klicka på "Bläddra" för att välja en fil från en lokal mapp på din dator.
3. Klicka på "Ladda upp" när filen är redo att laddas upp.
4. Efter några sekunder blir filen synlig i listan med mallar.
5. Om så önskas kan mallen laddas ner med 'nedåtpilen'.
   OBS! Variablerna ersätts inte med värden, detta sker endast vid nedladdning på anställd nivå.
6. Om så önskas kan mallen tas bort med hjälp av krysset.

7. Att ladda upp dokument (koncernnivå - endast för byrålösning)

Följ stegen nedan för att ladda upp en mall i Nmbrs:

1. Gå till koncernnivå → "Inställningar" → "Dokumentmallar".
2. Klicka på "Ny mall" och dra en .docx-fil till fältet eller klicka på "Bläddra" för att välja en fil från en lokal mapp på din dator.
3. Klicka på "Ladda upp" när filen är redo att laddas upp.
4. Efter några sekunder blir filen synlig i listan med mallar.
5. Om så önskas kan mallen laddas ner med 'nedåtpilen'.
   OBS! Variablerna ersätts inte med värden, detta sker endast vid nedladdning på anställd nivå.
6. Om så önskas kan mallen tas bort med hjälp av krysset.

8. Ladda ner mallen

Följ stegen nedan för att ladda ner ett dokument baserat på mallen i Nmbrs:

1. Gå till anställdnivå → "Start" → Fliken "HR" → "Dokumentmall".
2. Klicka på "Generera mallar".
3. Välj en mall med rätt nivå från rullgardinsmenyn.
4. Klicka på "Generera mall".
5. Mallen kommer att skickas till din lokala nedladdningsmapp. De flesta webbläsare visar den nedladdade mallen längst ner.
6. Klicka på "Öppna" för att öppna mallen i Word och se de ifyllda variablerna.

9. Felmeddelanden

Nedan hittar du en översikt över de vanligaste felmeddelandena som kan visas:

Message	Sorry, 'Filename' is invalid, allowed file extensions are: .docx
Cause	You are trying to upload a file that is not a .docx file. It is only possible to upload .docx files as a template.
Solution	Open the created template again in Microsoft Word and make sure to save this file as a .docx file.

Message	You can only upload one file at a time.
Cause	You are trying to upload multiple files at once. Uploading templates is done 1 file at a time
Solution	Drag a maximum of 1 file to the dropdown field or select only 1 file when 'browsing' through your local files.

Message	File name is already in use. Try again.
Cause	You are trying to upload a template whose file name is already in use.
Solution	Save this file with a different file name and try uploading the template again.

Message	The file is empty. Try again with a document with content.
Cause	You are trying to upload a template that does not contain any formatting.
Solution	Fill the Word document with text and variables and try again.

Message	The file is larger than 1500 KB.
Cause	The template you are trying to upload is larger than 1500 KB (1.5 MB).
Solution	Make sure the file is less than 1500 KB (1.5 MB) and try again. For example, images and videos often consist of many KBs.

Message	An error occurred while reading the file.
Cause	An unknown error occurred while reading the file.
Solution	Try uploading the template again, if this error persists, submit a support ticket via our support page.