I den här artikeln tittar vi på Steg 4 - Importera data. De förberedda importbladen importeras, varefter du kontrollerar data i systemet.
Förberedelser inför import
Förberedelserna för import av resten av företagen är avgörande för en kontrollerad import. I denna fas, koncentrera dig särskilt på både möjligheterna och begränsningarna för importfunktionaliteten hos Nmbrs®. Ställ följande frågor: Vad kan importeras? Vad kan justeras i efterhand och vad måste importeras ordentligt direkt? Hur många företag vill du importera per Excel-fil/batch? Hur delar man upp företagen över de olika Excel-filerna/batcharna? Vem ansvarar för att justera och slutföra Excel-filen och vem importerar denna?
Specialarna
Det är viktigt att ta fram en genomförandeplan för de så kallade ”specialerna”. För detta kan du överväga följande avvikande procedur: export i oktober/november med de senaste uppgifterna, följt av kontroll och förbättring av Excel-filen, och import till Nmbrs® med januari som startperiod för innevarande år. Parallell bearbetning i januari innevarande år med alla eller ett urval av de anställda. Sedan genomförs ett års transitering i januari det nya året, eventuellt importerar de återstående anställda innan kontroll och bearbetning. Fördelen med denna procedur är att ett stort antal kontroller kan ske redan i oktober/november, så att under den hektiska perioden i januari kommer specialerbjudandena att kräva mindre tid av implementeringsteamet. Typen av "special" avgör naturligtvis vad det bästa förfarandet är, med tanke på att de inte får hålla tillbaka "icke-specialerna".
Importera och kontrollera företag från Excel-filen
Fokusera på importen av Excel-filen. Många användare börjar korrekt kontrollera företagets och anställdas data först efter att de har importerat Excel-filen. Dock bör kontrollerna verkligen börja i Excel. Importera först 1 företag - kontrollera, importera sedan 4 företag - kontrollera, importera sedan 10 företag - kontrollera.
Testimport
Utför minst 1 testimport, varvid data implementeras och bearbetas. Utöver testimporten är det även möjligt att utföra en import i Sandbox-miljön som är tillgänglig för varje klient.
Fokusera på att förbättra Excel-filen
Under importen är det viktigt att fokusera på att förbättra Excel-filen. Per fördefinierad batch: exportera (om möjligt) exempelföretaget och anställda, kontrollera Excel-filen och komplettera vid behov, kontrollera Excel-filen igen och importera den sedan till Nmbrs®. När resultatet inte är tillfredsställande är det lämpligt att ta bort hela importen från systemet. Därefter korrigeras importbladet och återimporteras. När data justeras i Nmbrs® efter importen kommer dessa att gå förlorade när ytterligare en ny import behövs.
Välj ett importverktyg (valfritt)
Välj ett importverktyg baserat på den aktuella platsen för data som ska importeras. Med hjälp av det valda verktyget exporterar du alla företag och anställda för att konverteras till Nmbrs®-importarket. Data importeras till Nmbrs® från importbladet.
Formatera importblad
De anställda som du exporterar till Nmbrs®-importbladet kan fördelas efter sektor eller företag. Det maximala antalet företag och/eller anställda per importblad beror på datorns minne och det lokala nätverket. Under importprocessen lagras data i det lokala minnet. För bästa överblick och relativt kort väntetid kan du arbeta på max 50 företag och/eller 500 anställda per importblad.
Exempel företag/anställda
I det föregående steget 'Installation av organisationen' indikerades att det kan vara praktiskt att registrera ett företag, anställd etc. i förväg. Om ingen omvandlare används, är detta ett bra exempel på hur man fyller i fälten. Observera: de exporterade uppgifterna måste raderas från arket för att förhindra dubblering av företag och anställda vid import. När du vill använda dessa exempel, klicka på "Exportera" istället för "Mall" när du laddar ner mallen.
Importering
Tyngdpunkten ligger nu på själva ifyllningen av importbladet. Vid import av företags- och personaldata använder vi det valda förfarandet i Steg 2 igen.
- I det svarta fältet, gå till Inställningar/Löneinställningar/'Importera/Exportera avancerat'."
- Klicka på ladda ner mall eller "Exportera"
Företag
Om ett val gjordes att inte importera företagen också, kan detta steg hoppas över. Se till att den här fliken är tom. När en export är gjord krävs här synligt koncern- och företagsnummer för import av anställda och företag. När en export har gjorts för att se ett exempel på importen måste de exporterade anställda tas bort från Excel-arken för att förhindra dubblering av importen.
Tips:
- Be en junior löneadministratör att utföra importen.
- Använd en junior löneadministratör för import och bearbetning fram till aktuell period.
- Använd löneexperterna för att reda ut och förklara skillnaderna mellan den nuvarande och den nya situationen.
- STOPPA ALDRIG (fortsätt med nästa sektor eller urval av företag och anställda).
- Välj de speciella företag eller anställda som kräver extra uppmärksamhet under implementeringen.
- Var extra uppmärksam på dem och ta bort dem från det normala implementeringsprojektet.
- Importera endast kostnadsställen
- Importera endast anställda
- Importera fast kostnadsfördelning för anställda
- Importera lönedelar för till exempel ledighetslönesaldot.
- Importera rörliga komponenter för till exempel att ringa anställda vid rekonstruktion
- Importera ledighetsregistreringar
Allt om att importera data? Se denna artikel.
Att göra sig redo
Efter att konfigurationen är klar och all data i Nmbrs® är fastställd kan vi fortsätta med att testa anställningsvillkoren och procedurerna. Dessutom kan en "rekonstruktion" krävas. Klicka här för att gå till "Steg 4 Att göra sig redo".
Kommentarer