I den här artikeln hittar du mer information om innehållet i Steg 3 - Konfigurera organisationen.
I detta steg sammanställer du organisation och arbetsvillkor som ska tillämpas på företag och medarbetare i ett senare skede.
- Användare
- Organisationsförberedelser
- IT Avdelning förberedelse
- Fortsätt konfiguration
- Kommunikation
- Fortsätt Import/Gör er redo
Användare
Se till att alla inblandade personer har rätt användarinloggning för att bidra till implementeringen av Nmbrs®. Nmbrs® levereras som standard med ett antal standardinloggningsmallar, lämpliga att använda under implementering. I steg 5, Gå live, kommer utbyggnaden av rollerna att tas upp mer i detalj.
Organisationsförberedelser
När man förbereder organisationen är storleken på antalet företag och anställda en bra indikator för arbetssättet. Nedan hittar du en layout av storlek och metod.
1. Upp till 5 företag med totalt mindre än 10 anställda.
I det här fallet väljer du att ange all inmatning för hand. Gå direkt till "Fortsätt konfigurering".
2. Upp till 5 företag med totalt fler än 10 anställda
Välj i detta fall att mata in företagen manuellt, de anställda kan importeras. Fortsätt med "Avdelningar'".
3. Fler än 5 företag och totalt fler än 10 anställda.
Välj i så fall att ange all inmatning via importfunktionen. Fortsätt med den här artikeln.
Nedan följer en beskrivning av de inställningar som kan användas för flera företag i en miljö.
Huvudbokschema
Huvudbokskontoschemat behöver bara upprättas när fler än 10 företag är implementerade. För färre än 10 företag kan justeringar av huvudboken enkelt göras. Klicka här för att skapa 'Huvudbokkontoschema'
Tips:
- När du skapar ett huvudbokskontoschema kan du välja att koppla detta till systemets huvudbokskontoschema. ([Master] Standardkontoplan (kompakt)). Du kan också välja att skapa ett kontoschema som är helt i din egen regi. Detta kan baseras på eller kopieras från något av systemets huvudbokskontoscheman.
- Länkat kontoschema. Fördelen med ett länkat kontosystem är att om (på grund av lagändringar) "nya lönekoder" skapas, läggs dessa till systemets huvudbokskontoschema av Nmbrs® och läggs som ett resultat automatiskt till i alla länkade system. Nackdelen med ett länkat kontoschema är att endast huvudbokskontonummer och beskrivningar kan justeras. Därför kan du inte skapa nya regler eller ta bort befintliga regler. Det går inte heller med ett kopplat schema att anpassa bokningen av lönekod till ett annat kontonummer och/eller (debet/kredit) sida. Men med ett huvudbokskontosystem i egen regi kommer du att kunna göra det.
- Systemets huvudbokskontoscheman för Twinfield och Reeleezee kommer inte längre att upprätthållas. Välj i det här fallet även att länka eller kopiera [Master] Standardkontoplanen (kompakt) och justera detaljerna.
- Nmbrs® rekommenderar starkt att om du väljer att använda ditt eget huvudbokskontoschema, att Nmbrs®-systemscheman kopieras och används som grund för ditt eget huvudbokskontoschema. På så sätt minimeras risken för att "glömma att länka till ett konto" varvid belopp överförs till mellanskillnadskontot.
Lönemodell
Nmbrs® har ett särskilt omfattande utbud av "lönekomponenter". De belopp som ska betalas fylls i på en lönedel (Bredvid lönen som betalas ut enligt schemat). När en specifik grupp av komponenter används för flera företag, fler än 10, rekommenderas att sammanställa lönemodellen i förväg. För färre än 10 företag kan Lönemodellen enkelt justeras i ett senare skede. Klicka här för att skapa 'Lönemodell'.
Tips:
-
Nmbrs® använder olika 'typer' av lönekoder. De vanliga (inmatade) lönekoderna: det är lönekoder för vilka du anger direkta ekonomiska värden, eller i mer specifika fall, siffror (som kilometer). Dessutom använder Nmbrs® också 'utgångskoder'. Detta är lönekoder som visar resultatet av de beräknade värdena. Till exempel som ett resultat av ett branscharrangemang. I lönemodellen kan beskrivningen av en lönekod, som framgår av lönebeskedet, justeras. Vidare kan lönekodens (detaljerade) funktion justeras/definieras för vissa lönekoder i lönemodellen. 'Utgångskoder' behöver inte ingå i en lönemodell och kommer automatiskt att anges på lönebeskedet vid behov. Enda anledningen till att ta med en 'outputkod' i en lönemodell är att justera beskrivningen av 'output lönekod' som står på lönebeskedet.
Timmodell
Utöver det omfattande utbudet av lönedelar gäller samma tillämpning även för 'timmedelar'. Ett antal timmar med en viss innebörd läggs in i en tidskomponent. Dessa kan omfatta merarbete, traktamenten, tillägg inklusive en arbetad timme, övertid eller sjukdom. Timkoder utgör grundinmatningen för (interna) beräkningar, vilka sedan anges på motsvarande 'utgående lönekod' på lönebeskedet. När en specifik grupp av komponenter används för flera företag, fler än 10, rekommenderas att sammanställa lönemodellen i förväg. Där det finns färre än 10 företag är lönemodellen lätt att anpassa i ett senare skede. Klicka här för att skapa en Timmodell.
Tips:
- I timmodellen väljs timkoderna och beskrivningen av timkoden (används för inmatning) kan justeras, liksom den interna driften för beräkningen. Bredvid i timmodellen kan du se vilken 'utgående lönekod' som är kopplad till vilken 'timkod'. Genom att lägga till timkoder till timmodeller blir de omedelbart tillgängliga för lönehantering hos alla företag som den aktuella timmodellen är kopplad till. Det gäller även lönemodellen.
Avdelningar
Bestäm om antalet avdelningar är tillräckligt stort för att importera. Importera avdelningar kan enkelt göras manuellt. Klicka här för att skapa avdelningar.
Funktioner
Bestäm om antalet funktioner är tillräckligt stort för att importeras. Import av funktioner kan enkelt göras manuellt. Klicka här för att skapa funktioner.
Chefer
Bestäm om antalet chefer är tillräckligt stort för att importera. Att importera chefer kan enkelt göras manuellt. Klicka här för att skapa chefsinlogg.
Tips:
- När alternativ 2 och 3 har valts för att importera data kan du fortfarande välja att skapa minst 1 exempelinställning för avdelningar, funktioner och chefer. Innan du börjar importera kan du välja att skapa en export av de befintliga inställningarna först. På så sätt har du ett exempel som visar hur fälten i importfilen ska fyllas i. Givetvis finns en tydlig förklaring med importbladet!
Forsätt konfiguration
Fortsättningen av konfigurationen bestäms av det tidigare gjorda valet. Hur man går tillväga anges per alternativ.
1. Upp till 5 företag med totalt mindre än 10 anställda.
Med detta alternativ läggs företag och anställda in manuellt. Börja med att skapa alla företag, skapa sedan anställda per företag.Skapa ett företag.
2. Upp till 5 företag med totalt fler än 10 anställda
I detta scenario skapas företag manuellt, därefter kan de anställda importeras. Skapa ett företag
3. Fler än 5 företag och totalt fler än 10 anställda.
I det här fallet: Välj att ange all inmatning via importfunktionen. Fortsätt med den här artikeln.
Tips:
- När du har valt alternativ 2, för att importera data, kan du fortfarande välja att skapa minst 1 anställd. Innan du börjar importera kan du välja att först göra en export av alla befintliga inställningar. På så sätt finns ett exempel som visar hur fälten i importbladet måste fyllas i. Naturligtvis finns en tydlig förklaring med importbladet!
- När du har valt alternativ 3 för att importera data kan du i alla fall välja att skapa minst 1 företag. Inom detta företag kan du sedan även skapa en anställd. Innan du börjar importera kan du välja att skapa en export av de befintliga inställningarna först. På så sätt har du ett exempel som visar hur fälten i importfilen ska fyllas i. Givetvis finns en tydlig förklaring med importbladet!
Att skapa ett företag
Efter förberedelserna som beskrivs ovan kan själva konfigurationen av miljön påbörjas.Klicka här för att skapa ett företag.
Tips:
- Börja inte med att skapa det mest komplicerade företaget, börja hellre med ett enkelt företag. Sluta inte jobba när du har en fråga om ett av företagen, fortsätt med nästa företag. I alla fall, om det finns 1 företag kan du fortsätta med att lägga till anställda.
Att skapa en anställd
Klicka här för att skapa en anställd.
Tips:
- I instruktionerna för att skapa nya medarbetare är det endast möjligt att få de nyanställda att börja på årets första dag. Anställningsdatumet måste vara det faktiska anställningsdatumet. För att göra detta, radera anställningsdatumet som har skapats med guiden och ange en ny anställning med det faktiska anställningsdatumet.
- Börja inte med att skapa de mest komplicerade medarbetarna, börja hellre med en enkel löneutbetalning. Sluta inte jobba när du har en fråga om någon av de anställda, fortsätt hellre med nästa medarbetare. I alla fall, om det är 1 anställd, kan du fortsätta med att göra beräkningar och kontrollen av dessa.
Kommunikation
Det är tillrådligt att hålla organisationen informerad om framstegen. Ofta kan kollegor eller deras avdelningar hjälpa dig med informationsspridning om de nyinstallerade Nmbrs®. I komponenten 'Mål och strategi' har vi kortfattat tagit upp integrationen av Nmbrs® i de interna processerna. Denna information är inte väsentlig för inmatningen av företagets och anställdas data, men detta är ett bra tillfälle att förbereda berörda parter för detta.
Tips:
- Glöm inte att berätta för anställda varför du gör denna övergång.
- Sluta inte kommunicera för att du är för upptagen.
- Informera och involvera andra avdelningar med genomförandet, såsom styrelse, Ekonomi, HR och IT.
Fortsätt importera/förebered dig
Applikationen har nu konfigurerats på ett sådant sätt att vi kan gå vidare till nästa steg. Fortsättningen anges i varje scenario.
1. Upp till 5 företag med totalt mindre än 10 anställda.
När du tillämpar detta scenario är alla rutiner och anställda tillgängliga för nästa steg, "4 Förberedelser".
2. Upp till 5 företag med totalt fler än 10 anställda
Fortsätt med att importera anställda (tillvalsfunktioner, avdelningar och chefer) i steg"3 Importera data".
3. Fler än 5 företag och totalt fler än 10 anställda.
Fortsätt importera "3 Importera data".
Kommentarer