Den här artikeln innehåller ytterligare information om innehållet i Steg 1 – Mål och strategi från implementeringsprocessen.
Efter införandet av Visma Nmbrs är det viktigt att fastställa mål och strategi för implementeringen. Ett team för att genomföra implementeringen behöver också sättas upp och olika data kommer att behöva samlas in. Nedan hittar du ett avsnitt med de olika implementeringsverktygen som kan användas för detta första steg mot implementeringen av Nmbrs.
Checklista för utvärdering
Företagsstorlek(ar) och antalet anställda
Börja identifiera antalet företag och anställda per företag / per CAO (kollektivavtal). Gör en uppdelning mellan normal och "speciell".
- Totalt antal företag.
- Totalt antal anställde per företag.
- Vid ett stort antal anställda, dela upp efter företag; företag med 3 eller färre anställda, 4-10 anställda, 11-50 anställda och fler än 50 anställda.
- Skapa en sekvens av företagen som ska omvandlas: börja med ett relativt enkelt företag och avsluta med det svåraste.
- Gör en lista över "speciella": anställda som inte kan inkluderas i standardimplementeringsplanen och kräver en anpassad omställningsplan. Tänk på till exempel anställda med särskilda gällande löneskatter och socialförsäkringar. Diskutera dessa med löneadministratören.
Gör en utvärderingschecklista över de integrationer som används.
Börja i god tid med en inventering av alla använda integrationer, till exempel:
- Bokföringsprogram (får kunden journalanteckningar i ett specifikt format?).
- Programvara för planering och/eller timregistrering.
- Programvara för prestandahantering.
- Programvara för frånvarohantering.
- Andra affärsverktyg, som Excel eller andra rapporteringsverktyg.
- Bestäm intressenterna.
Valet av ett nytt HR- och lönesystem påverkar olika intressenter: först och främst HR- och löneexperterna men även direktörer, chefer och anställda samt de revisorer som ansvarar för månadsbokslutet. Under omvandlingsprocessen måste dessa intressenter vara välinformerade om: valet (varför), sättet på vilket projektet kommer att ta form och projektets framsteg.
Skapa ett implementeringsteam
En implementering är definitivt inget man gör 'vid sidan'; frigör kapacitet för detta. Ett effektivt implementeringsteam består av flera discipliner. Utse en person som inte är involverad i genomförandet av implementeringen för att övervaka projektets framsteg. Om vissa (löne)kunskaper inte är tillgängliga, överväg Nmbrs Up & Go-programmet och kontakta Sales
De roller som ingår i teamet och som krävs för en framgångsrik implementering:
- Klient. Tar beslut om övergång till Nmbrs. Övervakar de allmänna framstegen och fungerar som kontaktpunkt när implementeringen är låst.
- Projektledare (valfritt). Övervakar projektets framsteg, hanterar människorna och kommunicerar med kunden.
- Lönespecialist(er). Känna till systemet och anställningsvillkoren och kontrollera om dessa kan behandlas korrekt i Nmbrs. Vi rekommenderar att lönespecialisten har genomgått utbildningsmodulerna Lön med Nmbrs Business och Implementations.
- HR-professionell. Kommunicerar övergången både internt och externt. Medarbetarkommunikation är väldigt viktig, men det är även internt stöd. Vi rekommenderar att HR-specialisten har genomfört utbildningsmodulen HR med Nmbrs Business
Planering
Utifrån utvärderingschecklistan och den utbildning som ska genomgås rekommenderar vi att en plan för genomförandet upprättas. Syftet med uppstartsplaneringen är att kunna behandla ditt företags löner i Nmbrs i enlighet med uppsatta mål och strategi. För att uppnå detta måste en definitiv implementering ha skett av företagens och anställdas (löne) stamdata från det tidigare lönesystemet till Nmbrs. Detta måste göras på ett sådant sätt att löneadministratörerna kan hantera de utvalda företagen/medarbetarna utan alltför många ytterligare kontroller och/eller justeringar.
Kommentarer