Nmbrs stödjer även inställningen sammalöneregeln. Detta tillämpas främst för anställda med tjänstemannaavtal och med fast schema.

I Nmbrs kan en anställd ansöka om semester, vilket sedan kan godkännas av dennes manager eller löneadministratör. Nmbrs beräknar automatisk ut intjänade semesterdagar, uttagna semesterdagar, förskottssemesterdagar, förändring av semesterdagar om en anställd ändrar deltidsfaktor, utbetalning av semester när en anställd går ur tjänst samt beräkning av värdet av semesterdagar för bokföringsunderlaget.

I denna artikel hittar du mer information om:

• Frånvaroinställningar
• Inställningar för företag
• Inställningar för anställd
• Intjänade semesterdagar
• Uttag av semester
• Konvertering till Nmbrs
• Värden i bokföringen
• Semesterårsskifte
• Semesterslutlön

Frånvaroinställningar

Period: En period definierar från och med vilken månad inställningen blivit tillämpad. Till exempel, om de anställda hade rätt till 25 semesterdagar år 2023, men detta ändrades till 26 dagar år 2024, kan det nya värdet läggas in med start år 2024. I historiken ser du vilka inställningar som gäller från vilken period.

Semesterrätt: Antalet semesterdagar den anställda tjänar in under semesteråret om personen arbetar heltid under hela året.

Minimum uttag av semesterdagar: Det lägsta antal semesterdagar den anställda kan ta ut under semesteråret. Eventuella kvarvarande dagar över, i detta fallet 20 dagar, sparas och kan tas med till nästa semesterår. Kvarvarande dagar under, i detta fallet 20 dagar, blir utbetalda vid semesterårsskiftet.

Exempel: En anställd har 7 årets dagar kvar vid slutet av semesteråret, 25 dagars semesterrätt och minimum uttag av semesterdagar 20 dagar. Den anställde tar med dessa 5 dagar till nästa semesterår (25-20 = 5), de två återstående dagarna betalas därmed ut. Se mer information om semesterårsskifte här.

Semesterdagsvärde i % av månadslön:  Definierar värdet för en semesterdag i procent. Vänligen fyll i den totala procentandelen för semesterlön inklusive semesterersättning, till exempel 5.03 eller 5.40. OBS!  För den rörliga semesterersättningen finns dessa alternativ i rullgardinen, se nedan; 

1. "procent per FT-semester" (standard)"

2. "fast procentsats"

Om "procent per FT-semester" är valt, är standardvärdet för textrutan "variabel delprocent" = 0,50. (här kan man ändra procentsatsen efter sina arbetsavtal)
Om "fast procent per år" väljs, är standardvärdet för textrutan "variabel delprocent" = 13,00. (här kan man ändra procentsatsen enligt sina kollektivavtal)

Semesterår: Här väljer man semesteråret, januari till december eller april till mars.

Sammanfallande intjänande- och semesterår: Om den är inställd på 'Ja', får de anställda ett uppskattat antal semesterdagar i början av semesteråret, som kan användas under året. I slutet av semesteråret, vid semesterårsskiftet, jämför Nmbrs hur många semesterdagar den anställda har tjänat in med hur många semesterdagar den anställda har använt för att göra en slutgiltig beräkning. Se mer information om detta i artikeln för semesterårsskifte.

Slutlön semester sammanfallande intjänande- och semesterår

“Årets semesterdagar” stämmer bara om den anställda jobbar året ut utan någon ej semestergrundande frånvaro.

Slutar en anställd tidigare under året har man tjänat in semester fram till slutdatumet.

T.ex. En anställd slutar i slutet av augusti, hon har hon tjänat in 19 dagar medan hon tagit ut 12 under årets gång.

På hennes lönespecifikation finns följande saldo och hon har fått 20 dagar utbetalt på sin slutlön: 

Årets dagar 20

Sparade dagar 20

Intjänade dagar 19

De 20 utbetalda dagar på hennes slutlön är sparade dagar, och L2259 avser 10 intjänade dagar som hon har kvar.

Är den inställd på 'Nej', måste den anställda tjäna in semesterdagar som omvandlas till årets dagar vid semesterårsskiftet, innan personen har rätt att ta ut dessa dagar. 

Semesterdagar efter år 5: Du kan välja att spara eller betala ut de sparade dagarna som är äldre än 5 år.

Betalningsperiod(er) semestertillägg: Om 'Sammanfallande intjänande- och semesterår' är inställd på 'Ja' går det bara att välja 'Vid uttag av semester'.

Om 'Sammanfallande intjänande- och semesterår' är inställd på 'Nej' går det att välja vilken period eller vilka perioder semesterersättningen skall betalas ut. För mer information vänligen se denna artikel.

Visa semesterlön rörliga lönedelar på lönespecifikation: Om denna funktion är inställd på 'Ja' då visas de rörliga lönedelarna av semestern på sidfoten av lönespecifikationen. 

Antal dagar med sjuklön efter dag 14: Nmbrs räknar alltid med 14 dagar sjuklön. Om företaget betalar sjuklön i 90 dagar skall ni fylla i 90.

Karensavdrag: Här ställer man in karensavdrag, det går även att göra avvikelser på företagsnivå och anställdnivå.

Dag 1-14 timlönefaktor: Beroende på vilket kollektivavtal ni tillämpar så har vissa kollektivavtal faktor 12 och andra 12,2 för beräkningen av de 14 första sjukdagarna.

Beräkning av sjukfrånvaro

Inställningar företagsnivå

I vissa fall har man flera bolag där det den finns skillnader i frånvaromodellen. Istället för att skapa flera frånvaromodeller och kollektivavtal så kan man göra vissa ändringar på företagsnivå. Ändringarna på företagsnivå för sammalöneregeln eller procentregeln överskrider de inställningar från frånvaromodellerna på masternivå som är kopplade till företagets kollektivavtal. 

 Frånvaroinställningar på företagsnivå

1. Här väljer du om du vill göra ändringar på företagsnivå för de kollektivavtal med sammalöneregeln eller procentregeln. 
2. När du har sparat inställningar i frånvaroinställningarna på företagsnivå visas raderna i blått som överskrider de inställningar som finns på masternivå.

Inställningar anställdnivå

I vissa fall har en del anställda i företaget ett särskilt avtal med arbetsgivaren. På anställdnivå kan du överskrida några av de inställningar som definieras i frånvaromodellen på företagsnivå. Här kan du lägga in semesterrätt, minimum uttag av semesterdagar per år, antal betalda sjukdagar och karensavdrag.

Intjänade semesterdagar

Varje kalenderdag som en anställd arbetar i ett företag adderas till dennes tjänade semesterdagar. Antalet dagar per vecka som den anställda arbetar enligt ett schema bestämmer hur många dagar den anställde faktiskt tjänar in.

Exempel:
Om en anställd arbetar 4 dagar i veckan och hon tjänar in 25 dagar per år, skulle hon tjäna in 25 * 0,8 = 20 dagar. Denna beräkning sker varje period och detta värde adderas till den totala summan. I januari skulle den anställda till exempel tjäna in 20 * 31/365 = 1,70 semesterdagar.
Obetald semester, sjukdom, föräldraledighet och vård av sjukt barn dras av från de kalenderdagar som de intjänade semesterdagarna bygger på. Om den anställda till exempel skulle ha 14 obetalda dagar i januari, skulle hon tjäna in 20 * (31 - 14) / 365 = 0,93 dagar den månaden.

Sjukdagar dras från dessa kalenderdagar från och med den 181: e sjukdagen.
Föräldradagar och dagar för vård av sjukt barn dras från och med den 12:e semesterdagen. För dessa två ledighetstyper kan 120-dagarsgränsen manuellt överskridas på anställdnivå (se inställningar på anställdnivå), eftersom Nmbrs inte vet hur många barn den anställda har, om den anställda är ensam förälder eller inte samt för vilket sjukt barn den anställda är ledig för.

Om ett företag konverterar till Nmbrs, baseras beräkningen av den anställdes intjänade semester på anställningsdatum samt semesterårets början automatiskt i företagets startperiod.
Antalet obetalda semesterdagar som den anställde hade året innan företaget började använda sig av Nmbrs läggs in på L9021 (Sjukdagar från tidigare perioder), L9022 (Ej semesterlönegrundande frånvaro från tidigare perioder), L9023 (Föräldraledighet från tidigare perioder) och L9024 (Vård av sjukt barn från tidigare perioder). Nmbrs kan då beräkna hur många dagar den anställde kan vara frånvarande innan den anställde slutar tjäna in semester. Om en anställd börjar jobba fler eller färre dagar per vecka kan Nmbrs automatiskt beräkna hur många intjänade semesterdagar den anställde borde ha.

Notera: Om en anställd till en början inte har ett schema utan får betalt per timme, men under året börjar arbeta på ett schema, stödjer Nmbrs inte den automatiska beräkningen av intjänade semester. I detta fall beräknar Nmbrs de intjänade dagarna som om den anställde har arbetat på schema under hela semesteråret. Vänligen, lägg in de intjänade dagarna som den heltidsanställda INTE har rätt till på L9030. Till exempel om semesteråret för företaget börjar i april och den anställde börjar arbeta på ett schema i juni, bör hon inte ha tjänat semester i april och maj. Lägg därför in -25 * 61/365 = - 4.18 på L9030.

Uttag av semester

Anställda tar ut sin semester genom att ansöka om ledighet. Ledighetsansökan startas genom att den anställde klickar på knappen "ansökan om ledighet" i hennes ledighetsmodul. I denna modul kan den anställde också se sina tidigare uttagna semesterdagar, sina kommande semesterdagar och hur många dagar hon fortfarande har rätt att ta ut.
För att kunna lämna in ledighetsansökningar behöver du följande inställningar:

1. Om du går till 'Attestflöde' på företagsnivå, vänligen applicera en attestflödesmodell med en ledighetsform.

2. På företagsnivå hittar du modulen “Attestflöde”, välj här en tidregistreringsmodell utan tidregistreringskoden 1015. Denna tidregistreringsmodell definierar de tidregistreringskoder som den anställde kan fylla i sitt avvikelseformulär varje månad. Genom att utesluta tidregistreringskoden 1015 från denna modell förhindrar du att anställda skickar in semesteransökning via det vanliga avvikelseformuläret.

3. Om du går till 'Användarmall' på masternivå ska användarmallen för login anställd ha skrivrättigheter för 'Ledighetsansökan', så att den anställda kan ansöka om ledighet med dennes inloggning.

Om man som administratör registrerar semesterdagar i den anställdas tidregistrering, kommer de uttagna semesterdagarna beräknas automatiskt av Nmbrs, antingen genom att godkänna ansökan om semester, eller genom införandet av en annan HR-applikation med Nmbrs API eller genom att manuellt lägga in värdet på tidregistreringskod 1015:

• Om den anställda har förskottslön, kan inte systemet veta om tidregistreringskoderna för den månaden, de uttagna semesterdagarna blir därmed beräknade och visas på lönespecifikationen för nästa period.
• Enbart dagarna som den anställda har schema att arbeta och som inte är helgdag räknas som en uttagen semesterdag. Du kan lägga in två veckors ledighet i rad och Nmbrs kommer inte räkna med helger.
• Om den anställda har tillräckligt med årets eller sparade semesterdagar, kommer saldot för dessa dagar minska vid uttag av semester. Värdet för antalet dagar dras av på den anställdas bruttolönedel, motsvarande semesterlön och semesterersättning läggs därmed till.
• Om en anställd inte har tillräckligt med intjänade eller sparade dagar, kommer värdet för antalet obetalda semesterdagar dras av på lönespecifikationen.

Observera! I dagsläget stödjer vi inte en manuell utbetalning av semesterdagar, men ni kan följa stegen nedan som workaround:

• Lägg till löneart L3025 Ersättning 1 (tabellskatt) i lönemodellen på masternivå. (artikel finns här)
• Lägg in värdet för x semesterdagar (t.ex. 25*2012= 50 300) på löneart L3025. Du hittar värde/dag i Semesterlöneskuldslistan som finns i 'Lönedokument'. Vi rekommenderar att ni skriver en kommentar med uträkning så ser både du och den anställde kommentaren.
• Minska antalet sparade dagar genom att lägga in löneart L3612 med värde -antal semesterdagar ni betalat ut.
  
  

Lönearterna lägger du in på den anställde i modulen "Lönearter" och du väljer temporär löneart. Det kan vara så att ni behöver korrigera bokföringen manuellt för att det skall bli korrekt.

Konvertering till Nmbrs

Om ett företag konverterar till Nmbrs behöver de anställdas semestersaldo läggas in manuellt. Observera att värdet alltid skall anges i heltidsdagar. För intermittent deltidsanställda lägger du in bruttovärdet så kalkylerar Nmbrs automatiskt nettovärdet av dagarna.

Sammanfallande intjänande- och semesterår

Exempel
Test AB konverterar i 2021-2 och har Semesterår: April till mars.

Emma anställdes 1/8-2020, semesterrätt 25 dagar och hon har tagit 3 dagars betald semester.
Slå samman dagarna från 1/8 - 31/1 = 181 dagar
(181/365)*25 = 13 dagar
L3602 = 13 dagar
L9031 = 3 dagar

Icke sammanfallande intjänande- och semesterår

Värden i bokföringen

För att få värdena av intjänad samt uttagen semester registrerad i bokföringen bör följande lönearter länkas i kontoplanen:

• L9019 Intjänade semesterdagar + L9020 Arbetsgivaravgift intjänad semester
• L9012 Uttagna semesterdagar + L9004 och L9005 Arbetsgivaravgift utbetald semester

Istället för att hålla reda på semesterskulden genom att boka upp de intjänade och betalda semesterdagarna kan du också boka upp den totala semesterskulden varje period:

• L9008 semesterskuld exkl. förskottssemesterskuld + L9010 Arbetsgivaravgift
• L9009 semesterskuld inkl. förskottssemesterskuld + L9011 Arbetsgivaravgift

Semesterårsskifte

Semesteråret i Sverige börjar antingen i januari eller april. Under semesteråret tjänar den anställde in semesterdagar. Beroende på frånvaroinställningarna för företaget och de anställda händer en hel del saker vid semesterårsskiftet.

När det nya semesteråret påbörjas omvandlas de intjänade semesterdagarna till årets semesterdagar för företag utan sammanfallande intjänande- semesterår. Antalets årets semesterdagar går till sparade dagar år 1, och så vidare. 

Eftersom det kan ta rätt lång tid att beräkna och registrera de nya värdena i systemet, har vi en guide som beräknar dessa värden automatiskt baserat på frånvaroinställningarna som är angivna för företaget och de anställda.

Se denna artikeln för mer information om semesterårsskifte.

Semesterslutlön

I Nmbrs betalas semesterslutlönen automatiskt en månad efter anställningen upphört.