Steg 3 Konvertering

Denna artikel förklarar steg 3 i implementationsprocessen, vilket berör konverteringen av den data du samlat i importbladen. 

Förberedelser inför import

Förberedelser inför import är nödvändigt för en kontrollerad konvertering från det tidigare lönesystemet in i Nmbrs®. I detta steg tydliggörs vad som är möjligt att importera via Nmbrs® importblad. Det är bra att ha tydligt för sig vad som kan importeras, vad är viktigt att få med redan från start och vad som med fördel läggas in manuellt i efterhand. Hur många företag vill du importera åt gången och hur vill du fördela dessa företag. Vem kommer vara ansvarig för den slutgiltiga kontrollen och vem ansvarar för att ladda upp importbladet i Nmbrs®.

Importera och kontrollera företag i importbladet
Det är en fördel att börja med att importera ett företag och sedan kontrollera utfallet i Nmbrs®. Kontrollera sedan några till och kontrollera dessa. När du känner dig bekväm med resultatet kan du börja importera fler företag åt gången.

Testimport
Genomför åt minstånde en testimport innan du börjar importera korrekt data in i Nmbrs®. Det är även möjligt att göra detta i din sandboxmiljö. Det som importeras i sandbox försvinner efter en dag, så du behöver inte radera eller korrigera något.

Standardföretag samt anställda
I det tidigare steget, "Gör inställningar för organisationen framgår fördelarna med att använda ett företag samt en anställd som kan användas som en slags standard. Dessa kan sedan exporteras och fungera som en mall vid framtida import. Vänligen notera att det är viktigt att ta bort de företag samt de anställda som redan importerats från importbladet för att undvika dubletter i din Nmbrs®-miljö. Om du vill använda tidigare inlagda företag och/eller anställda som mall, klicka på 'Export' i stället för 'Ladda ner mall' när du laddar ner importbladet, så har du möjlighet att inkludera tidigare inlagd data som mall när du sedan genomför en import av samma Excelfil.

Importera

Nu är det dags att börja fylla i importbladet 

- I den vertikala menyn till vänster (även kallad Masternivå), välj Inställningar / Löneinställningar / "Importera / Exportera avancerat"
- Välj "Ladda ner mall" (eller Export om du vill inkludera tidigare data)

Företag
Om det ännu inte är klart om information om företag ska importeras via importbladet kan du ignorera detta steg. Säkerställ då att fliken "Company" i importbladet inte innehåller någon data. När en export har gjorts i syfte att använda som mall, är det viktigt att radera detta från importbladet för att undvika dubbletter i din Nmbrs®-miljö.

Avdelningar
Fyll i alla avdelningar som ska importeras via importbladet. Säkerställ att tidigare exporterad data från avdelningar som använts som mall tagits bort från filen du vill importera för att undvika dubbletter i din Nmbrs®-miljö

Funktioner

Fyll i alla funktioner som ska importeras via importbladet. Säkerställ att tidigare exporterad data från funktioner som använts som mall tagits bort från filen du vill importera för att undvika dubbletter i din Nmbrs®-miljö

Managers
Managers fylls i under fliken "Employees". Fyll i alla managers som ska importeras via importbladet. Säkerställ att tidigare exporterad data från funktioner som använts som mall tagits bort från filen du vill importera för att undvika dubbletter i din Nmbrs®-miljö

Kostnadsställen

Fyll i alla kostnadsställen som ska importeras via importbladet. Säkerställ att tidigare exporterad data från kostnadsställen som använts som mall tagits bort från filen du vill importera för att undvika dubbletter i din Nmbrs®-miljö

Lönearter
Denna flik (Wage codes) används vanligen inte vid en första import. Denna kan med fördel användas i efterhand för att komplettera omgivningen med timkoder eller lönearter kopplade till en anställd. Detta testas med fördel för en anställd direkt i miljön och kan sedan importeras för andra anställda. Du har möjlighet att välja att begränsa importen till en eller några specifika flikar. 

Anställda
I följande steg går vi igenom import av anställda med tillhörande data som ingår i lönehanteringsprocessen, exempelvis lönearter. Nedan följer en instruktion för hur du importerar detta. Säkerställ att tidigare exporterad data från anställda som använts som mall tagits bort från filen du vill importera för att undvika dubbletter i din Nmbrs®-miljö

Ladda upp Excel-filen
När Excelfilen är komplett kan den laddas upp i din Nmbrs®-miljö. OBS! Gör gärna detta i din Sandboxmiljö först för att testa utfallet. Sandboxikonen hittar du i högra översta hörnet i din miljö. 

- På företagsnivå, gå till Inställningar / Verktyg / "Importera / Exportera avancerat"
- Klicka på import 
- Välj de flikar som ska importeras
- Aktivera ""Visa importträd" 
- Välj "Ladda upp"
- Du kommer nu få en översikt av den data som ingår i importen. Vänligen säkerställ att importen inte innehåller några dubbletter gällande företag eller anställda. 
- Välj "Importera" 
- Du kommer nu se information, varningar och felmeddelanden. Under "Information" ser du vad som importerats utan problem. Under "Varningar" framgår inkorrekt data som inte var möjlig att importera för en viss anställd. Under "Felmeddelanden" framgår data som inte kunde importeras alls. Gör gärna en skärmdump av denna översikt för att lättare stämma av nödvändiga justeringar.
- Tryck på "Stäng" 
- Efter importen får du en översikt och tidslinje över detta som kan hittas under "Importera / Exportera avancerat". 

Sista förberedelserna

Nu innehåller din Nmbrs®-miljö den data du valt att importera och du kan nu fortsätta till nästa steg i implementationsprocessen. Klicka här för att komma vidare till Steg 4 Sista förberedelserna. 

Alla steg i implementationsprocessen:

Kommentarer

Knowledge base